A partire da gennaio 2019 arriva la fatturazione elettronica anche per il condominio.
Ad annunciarlo il provvedimento n. 89757/2018 e la circolare n. 8/E con cui l’Agenzia delle Entrate chiarisce le specifiche tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche per cessazione di beni e prestazioni di servizi.
Tutti i soggetti passivi IVA con l’arrivo del nuovo anno dovranno attenersi a tali obblighi: tra i contribuenti figurano anche gli amministratori di condominio.
Chiunque debba emettere fatture elettroniche B2B (business to business) dovrà usare una piattaforma digitale con gli stessi requisiti legali previsti per creare, gestire, sottoscrivere e conservare le fatture in possesso del Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Cos’è la fatturazione elettronica
Dal 1°gennaio 2019 tutti noi avremo a che fare con le tanto temute “e-fatture”, come le chiamano gli addetti ai lavori.
Ma, cos’è e come funziona la fatturazione elettronica? La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.
La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.
Il formato, denominato FatturaPA, è il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.
Non prendere paura. Non dovrai imparare a scrivere in codice!
Per molti anni la fattura è stata compilata in vari modi: carta e penna, macchine da scrivere, tramite editor testuali o fogli di calcolo (word, excel, ecc…), usando software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati.
Una volta compilata dal fornitore, la fattura veniva spedita al cliente via posta, e-mail, piccione viaggiatore, ecc… Il destinatario (il cliente) aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni (pertanto le fatture scaricate tramite email andavano stampate).
Oggi la fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica.
Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati (tra poco capiremo con quali “sottili” differenze).
Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.
Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
Come funziona la fattura elettronica?
Questa è senz’altro la domanda più gettonata di questi mesi da parte di imprenditori, professionisti, impiegati amministrativi…
Per non farti impazzire fornendoti tutti i dettagli tecnici, che non farebbero altro che confonderti, cerchiamo di chiarire velocemente le cose fondamentali che non puoi ignorare riguardo a:
Compilazione della fattura elettronica
Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema d’Interscambio
Ricezione e registrazione della fattura
Conservazione della fattura elettronica
Come si compila una fattura elettronica
I processi di fatturazione elettronica tra privati mediante il Sistema di Interscambio e verso la pubblica amministrazione sono quasi identici.
Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il tuo software di fatturazione o gestionale.
La procedura per fatturare è sempre la medesima. Redigi la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML FatturaPA.
La differenza importante tra una fattura elettronica B2B (tra soggetti privati con Partita IVA), una fattura alla Pubblica Amministrazione e una verso consumatori (B2C)
Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario:
gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura;
i consumatori: al momento vige ancora un alone di mistero su come verranno identificati e dove verrà consegnata la fattura elettronica dal SdI (l’ipotesi più accreditata è che siano identificati dal Codice Fiscale e che SdI consegni nel Cassetto Fiscale).
L’unica certezza è che il consumatore può chiedere che gli venga consegnata una copia cartacea (o PDF) della fattura;
per i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc…) le strade di invio sono 2:
PEC: il file XML contiene l’indirizzo PEC del cliente al quale SdI inoltrerà la fattura.
Codice destinatario SdI: quando il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura.
Firmare digitalmente la fattura elettronica e inviarla tramite SdI
Una volta che hai prodotto la tua fattura elettronica (un file XML) sarà necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario.
La scelta più semplice è affidare tutto a un gestionale di fatturazione, semplificando l’invio al Sistema e la gestione delle risposte e l’interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperà di:
Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.
Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie.
Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni.
Ricezione e registrazione della fattura elettronica
“Ok, il Sistema d’Interscambio è dove mando la fattura, ma come ricevere e registrare una fattura elettronica?”
Il SdI è una specie di postino! Sarà il Sistema a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.
A te non resterà che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla. Se invece ci tieni tanto a registrarla a mano non dovrai fare altro che aprire il file con un lettore idoneo e registrarla (anche se è probabile che nei primi tempi le aziende invieranno ai clienti anche una copia “tradizionale”).
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche: cosa significa?
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
Il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate provvederà alla conservazione sia fiscale che ai fini civilistici o per qualsiasi altra esigenza di natura giuridica.
I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:
eliminazione dei costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione.
Soggetti obbligati e non alla fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica dal 1°gennaio 2019 sarà obbligatoria per moltissime imprese e partite IVA, ma tecnicamente non per tutti!
Non vogliamo confonderti!
Per fare chiarezza sui soggetti obbligati alla fatturazione elettronica dobbiamo fare un passo indietro e chiarire un paio di punti che ti aiuteranno ad avere un quadro chiaro della situazione.
Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di emissione di fatture elettroniche mediante il sistema di interscambio SdI fornito dall’Agenzia delle Entrate viene esteso a tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti privati (partite IVA e consumatori finali):
residenti;
stabiliti;
identificati nel territorio dello Stato.
Ma, in realtà l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica tra privati non elimina del tutto l’utilizzo delle fatture analogiche (cartacee) in alcuni specifici casi.
I soggetti NON obbligati all’emissione di fatture elettroniche secondo la normativa sono:
coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.
Le fatture elettroniche emesse verso consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate e a richiesta una copia della fattura in formato analogico.
